Руководство пользователя

Руководство пользователя Alika

Описание информационной системы Alika

Alika — эта программа предназначена для автоматизации бизнес-процессов в индустрии красоты (салоны красоты, барбершопы и т. д.). Программа обрабатывает и хранит персональные данные клиентов (ФИО, контакты, история записей). Использует собственный программный код.

Возможности:

Управление клиентской базой Планирование расписания сотрудников Повышение лояльности клиентов Реактивация клиентов

В настоящем документе описан перечень инструментов, которые доступны пользователю Alika.

Для работы с облачной платформой Alika на рабочем месте пользователя должно быть установлено следующее программное обеспечение:

веб-браузер, например «Яндекс.Браузер» или «Google Chrome».

Раздел «Журнал записи» предназначен для управления расписанием мастеров, отслеживания клиентов и планирования услуг. Здесь пользователи могут создавать, редактировать и просматривать записи клиентов в удобном календарном интерфейсе.

Каждая запись содержит информацию о клиенте (имя, телефон), выбранных услугах, мастере, времени визита и дополнительных комментариях. Все записи визуализируются в календаре по дням и мастерам, что позволяет быстро оценить загрузку и доступность специалистов.

Основной функционал

Создание и редактирование записей с указанием даты, времени, мастера и услуги.Добавление контактных данных клиента и заметок (например, «клиент просил кофе и булочки»).Возможность указать несколько услуг для одной записи.Отображение расписания в разных форматах: день, неделя, месяц.Быстрый поиск и фильтрация записей по мастерам, клиентам и статусам.

Статусы записей

Каждая запись имеет цветовой статус, который помогает отслеживать этап обслуживания клиента:

Ожидает подтверждения — запись создана, но клиент ещё не подтвердил визит.Подтверждена — клиент согласовал время, запись активна.В процессе — мастер выполняет услугу.Завершена — услуга успешно оказана.Отменена / не пришёл — запись отменена клиентом или клиент не явился.

Дополнительные возможности

Просмотр истории взаимодействий с клиентом и его предыдущих визитов.Автоматическое напоминание клиенту о предстоящем визите (через WhatsApp, SMS или другое подключённое средство).Добавление внутренних заметок для мастеров.

В данном разделе пользователи могут создавать, редактировать и просматривать рабочие расписания сотрудников. Каждый сотрудник имеет отдельную строку с указанием должности и временем работы по дням недели.

Создание и редактирование расписания.

Администраторы и менеджеры могут задавать рабочие смены для каждого сотрудника, указывая время начала и окончания работы (например, 10:00 — 18:30).

Отображение статусов.

В расписании используются цветовые обозначения для визуального различия статусов:

Рабочий день — стандартная смена с указанием часов.
Больничный — сотрудник временно отсутствует по состоянию здоровья.
Отпуск — сотрудник находится в плановом отпуске.
Выходной — день отдыха вне графика работы.

Просмотр расписания.

Расписание отображается в виде календарной сетки по неделям. Пользователь может быстро просмотреть занятость сотрудников и их доступность в выбранный период.

Роли пользователей

Администратор — имеет полный доступ: может добавлять сотрудников, редактировать графики, изменять статусы и удалять записи.Сотрудник — имеет доступ только к просмотру собственного расписания и не может вносить изменения.

Фильтрация сотрудников по должности или имени.Отображение расписания за любой месяц.Автоматическое сохранение изменений.

Раздел предназначен для отображения всех актуальных событий и записей, связанных с клиентами и сотрудниками. Он помогает пользователям оперативно отслеживать новые записи, изменения расписания, отмены или переносы визитов.

Список уведомлений.

В левой панели отображается хронологический список событий. Каждое уведомление содержит информацию о клиенте, дате, времени и типе услуги (например: «Юлия Моторина записалась на 14 марта, 15:00 к Татьяне Сусловой на маникюр»).

Фильтрация и группировка.

Возможность фильтровать уведомления по дате, сотруднику или типу события (новая запись, отмена, изменение времени).

Просмотр деталей записи.

При выборе уведомления открывается подробная информация в календаре, включая данные клиента, услугу, продолжительность и контактный номер.

Интерактивная связь с расписанием.

События в уведомлениях синхронизированы с разделом «Расписание» — при нажатии можно быстро перейти к соответствующему времени и сотруднику.

Администратор — получает все уведомления системы, включая записи, отмены и изменения. Может фильтровать и управлять ими.Сотрудник — получает уведомления только о собственных клиентах и записях.

Реальное время обновления уведомлений без перезагрузки страницы.Уведомления о новых клиентах, изменении контактов или продажах.Возможность быстрого перехода из уведомления к карточке клиента или расписанию.Отметка о прочтении уведомлений.

Раздел предназначен для хранения и управления информацией о клиентах. Здесь отображаются контактные данные, история посещений, сумма покупок и индивидуальные скидки. Пользователь может быстро находить клиентов, добавлять новых и просматривать ключевую статистику взаимодействий.

Список клиентов.

Отображается таблица с основными данными: имя, телефон, e-mail, сумма покупок, количество визитов, процент скидки и дата последнего посещения.

Добавление и редактирование клиентов.

С помощью кнопки «Добавить клиента» можно создать новую запись с персональными данными и дополнительной информацией. Существующие записи можно редактировать, обновляя контакты, скидки или статистику.

Фильтрация и поиск.

Реализован быстрый поиск по имени, номеру телефона или e-mail, а также возможность фильтрации по нужным параметрам (например, по количеству визитов или дате последнего посещения).

Показатели активности.

В колонках «Продано» и «Визиты» отображаются основные метрики клиента, что позволяет оценить уровень активности и прибыльность.

Администратор — имеет полный доступ к разделу: может добавлять, редактировать и удалять клиентов, а также просматривать полную статистику.Сотрудник — имеет доступ только к просмотру клиентской информации без возможности редактирования.

Отображение количества клиентов на странице и постраничная навигация.Возможность массового выбора клиентов для групповых действий.Автоматическое обновление статистики по визитам и продажам.

Раздел предназначен для управления персоналом компании. Здесь отображается список всех сотрудников с их должностями, контактными данными и статусом занятости. Пользователи могут добавлять новых сотрудников, редактировать их данные и контролировать доступ к системе.

Список сотрудников.

В левой панели отображаются все сотрудники с указанием имени, должности и статуса (например: «До 14 октября» — срок действия или дата увольнения). Есть возможность быстрого поиска по имени или должности.

Добавление сотрудника.

При нажатии на кнопку «Добавить сотрудника» открывается форма, где указываются основные данные:
- имя и фамилия,
- должность,
- телефон,
- e-mail (на него автоматически отправляется приглашение для доступа в систему).

Редактирование профиля.

В профиле сотрудника можно изменить его контактные данные, должность или актуальный статус работы.

Увольнение сотрудника.

Кнопка «Уволить сотрудника» позволяет деактивировать доступ пользователя и отметить дату окончания работы.

Администратор — имеет полный доступ к разделу: может добавлять, редактировать, увольнять сотрудников и управлять их ролями.Сотрудник — может просматривать только собственные данные профиля.

Быстрый поиск по имени или должности.Автоматическая отправка приглашения новому сотруднику на указанный e-mail.Отображение даты актуальности сотрудника в списке.Интеграция с разделом «Расписание» — для назначения рабочих смен и контроля присутствия.

Раздел «Лояльность» предназначен для настройки программ поощрения клиентов — скидок и кэшбэков. С его помощью можно создавать специальные предложения, управлять их условиями и отслеживать эффективность акций.

Все элементы раздела представлены в виде списка с возможностью сортировки, фильтрации и быстрого добавления новых записей.

Создание скидок и кэшбэков с указанием типа, размера и условий применения.Возможность задавать фиксированные или процентные значения.Просмотр всех созданных предложений с указанием даты добавления и типа.Массовое редактирование или удаление записей.Быстрый переход к созданию новых акций через кнопку «Добавить скидку» или «Добавить кэшбэк».

Подраздел «Скидки»

В этом подразделе отображаются все доступные скидки. Пользователь может создавать предложения на определённые товары, услуги или суммы заказа. Каждая скидка содержит:

Название и тип скидки (например, фиксированная скидка 100 р на шампуни);Размер скидки и условия применения;Дату добавления и возможность редактирования.

Подраздел «Кэшбэк»

Подраздел позволяет управлять бонусными предложениями, которые возвращают клиенту часть потраченной суммы. Каждая запись содержит:

Название и процент кэшбэка;Тип (фиксированный или процентный);Дату добавления;Возможность быстрого редактирования и удаления.

Автоматическая активация предложений при достижении условий (например, сумма покупки, категория товара и т. д.)Поддержка историй изменений для отслеживания активности программ лояльности.

Раздел «Расчёт заработной платы» предназначен для настройки и автоматического расчёта выплат сотрудникам в зависимости от оказанных услуг, продаж и установленных правил вознаграждения. Система позволяет создавать индивидуальные схемы начислений, учитывать фиксированные ставки, проценты и дополнительные бонусы.

Создание правил начисления для разных категорий сотрудников, услуг и товаров.Возможность указать процент вознаграждения, фиксированные ставки, оклад и гарантированный минимум.Настройка дополнительных бонусов от дневного оборота филиала или за выполнение определённых условий.Гибкое управление условиями начислений: по категориям услуг, отдельным товарам или записям.Учёт предварительных скидок и акций при расчёте итоговой суммы.

Подраздел «Создать правило»

В этом разделе пользователь может задать параметры, по которым рассчитывается зарплата сотрудника:

Название и тип правила (например, Правило на парикмахерские услуги);Процент вознаграждения за оказанные услуги и продажи товаров;Фиксированное вознаграждение за созданную запись;Размер дневного оклада и гарантированного минимума;Дополнительное вознаграждение от оборота филиала.

Все правила сохраняются и применяются автоматически при расчёте выплат.

Подраздел «Расчёт за период»

Здесь отображается сводная информация по начислениям за выбранный период. Для каждого сотрудника указываются:

Отработанное время (в днях и часах);Количество оказанных услуг и продаж;Общая стоимость услуг и товаров;Итоговая сумма зарплаты.

Также доступен детальный просмотр начислений по каждому дню и операции с расшифровкой правил, по которым была рассчитана сумма.

Экспорт данных

Возможность выгрузки отчётов о начислениях в Excel для дальнейшего анализа или бухгалтерии.Формирование суммарных итогов по всем сотрудникам и периоду.

Раздел предназначен для создания и подтверждения онлайн-записи клиентов на услуги салона.

Основные шаги работы с разделом:

Главный экран

Отображается карточка с кратким описанием. Пользователю предлагается начать процесс записи, выбрав один из вариантов:
- Выбрать услуги
- Выбрать специалиста

Выбор услуги

Пользователь переходит к экрану со списком доступных услуг, разделённых по категориям (например: Волосы, Маникюр, Борода). Для каждой услуги указаны:

- название услуги;
- стоимость (диапазон цен);
- продолжительность.

После выбора услуги активируется кнопка «К выбору специалиста».

Выбор специалиста

Отображается список доступных специалистов (барберов) с именами и ролями. Пользователь выбирает нужного специалиста для дальнейшей записи.

Выбор даты и времени

После выбора специалиста и услуги открывается экран календаря.
Пользователь выбирает нужную дату. Если на выбранную дату нет свободных слотов, отображается сообщение: «Тут пусто. Нет свободных слотов на эту дату.»

Подтверждение записи

На финальном экране пользователю предлагается ввести контактные данные:

- Имя
- Телефон (с маской ввода)
- Комментарий (опционально)

Также необходимо отметить чекбокс согласия на обработку персональных данных. После заполнения формы активируется кнопка «Подтвердить запись».

Итог:

Функционал раздела обеспечивает полную последовательность онлайн-записи — от выбора услуги до подтверждения и передачи данных о клиенте в систему.